ProjectReports

Reporting made easy

Goed portfoliomanagement door de PDCA cyclus

Projectreports-portfoliomanagement

Goed portfoliomanagement door de PDCA cyclus

Het ontbreken van overzicht over de status van projecten zorgt vaak voor plotselinge verrassingen en niet tijdig ingrijpen. Dat zal voor veel directieleden en portfoliomanagers helaas herkenbaar zijn. Niet alle projecten draaien nu eenmaal vlekkeloos. Aangezien projecten vaak zorgen voor de (strategische) verandering in organisaties is het belangrijk om grip te houden.

Maar hoe hou je als portfoliomanager of directielid overzicht en grip op de veelheid aan projecten en kun je continu verbeteren?

PDCA helpt bij het beheersen van het hele portfolio

De systematiek van de PDCA, (Plan-Do-Check-Act) cyclus helpt om grip te krijgen op de projecten. De afgelopen tijd hebben we veel kennis en expertise gedeeld op projectniveau, ‘doe ik de dingen goed’. Portfoliomanagement gaat over ‘doe ik de goede dingen?’. Daarom een verdere uitleg van de PDCA-cyclus, waarmee organisaties zich continu kunnen verbeteren.

Plan – Het plannen van projecten en doelbepaling

Elk goed gepland project begint met de vraag of het bijdraagt aan één of meerdere doelen van de organisatie. Voordat dit vastgesteld kan worden, moeten de organisatiedoelen waaraan gewerkt moet worden in een bepaalde periode bekend zijn.

De doelen van de organisatie zijn vaak een afgeleide van waar men momenteel staat en waar men heen wil met de organisatie.

De gewenste veranderingen worden vormgegeven in diverse projecten die van strategische, tactische, of operationele aard zullen zijn. Zo zal in deze fase ook gedefinieerd moeten worden wanneer een project af is en wie de eigenaar (opdrachtgever) van het project dient te worden. Dat zal doorgaans de persoon zijn die de verandering voor elkaar wil hebben, degene die het meeste belang heeft bij het realiseren van het doel.

 Ook zal in deze fase gekeken worden welke projecten voorrang moeten krijgen en welke projecten mogelijk gestopt moeten worden (de prioriteit). Een goed projectplan kan natuurlijk helpen bij deze elementen. Lees de “tips over goed opdrachtgeverschap

 Do – Projecten in uitvoering

In de fase van het doen wordt gekeken of projecten volgens plan verlopen. Wordt datgene wat in het projectplan is beloofd op tijd en met de gewenste kwaliteit opgeleverd ?

De portfoliomanager treedt in deze fase in overleg met de projectleiders om samen te overzien of de projecten nog steeds aan de gestelde verwachtingen voldoen (doorlooptijd/mijlpalen, budgetrealisatie en opgeleverde kwaliteit).

NB. Helaas kennen veel projecten verspilling van tijd en geld, gewoon omdat er tijdens het doen de verkeerde dingen gedaan worden. Twee aanvullende blogs: “Hoe voorkom je verspilling van tijd en geld” en “Waarom memovelletjes aan de muur zo goed werken

Uitgewerkte “voorbeelden van rapportages” voor het volgens van mijlpalen, geld en andere indicatoren zijn vrijblijvend te bekijken op de website (o.a. pagina Functies), in de demo-omgeving van ProjectReports (via oranje knop op homepage ‘kijk in de applicatie” te benaderen) of door het aanvragen van een “free abonnement” via de prijzen pagina.

Check – Zijn de doelen gerealiseerd? Is de projectomgeving veranderd?

Deze fase kent veel vragen: zijn we nog met de goede projecten bezig? Zijn er tussentijds andere inzichten gekomen omdat de projectomgeving gewijzigd is? Zijn de doelen nog conform datgene wat we willen bereiken? Lopen de projecten conform planning? In deze fase worden de doelen, resterende budgetten, beschikbare capaciteit en einddata van de projecten bekeken en gecheckt. Een eenvoudige doelenmatrix kan helpen om in deze fase te bespreken in hoeverre het realiseren van de organisatiedoelen op schema ligt.

Het kunnen meten van voortgang is hierbij van groot belang. Zie ook “Grip op voortgang

Act – Het analyseren van afwijkingen en procesaanpassingen

Goed portfoliomanagement gaat om het continu beheersen van het portfolio. Daarbij gaat het om het behalen van het optimale rendement uit de beschikbare mensen en middelen. In deze act-fase dient het totale portfolio leidend te zijn en niet de individuele projecten.

In de act-fase wordt besloten of projecten moeten worden versneld, afgeremd, gestopt of aangepast (verandering scope).

Aanvullende blog

Altijd overzicht over alle projecten hebben en verrassingen voorkomen?

Dat is waar wij directieleden en portfoliomanagers bij helpen. Omdat we ervan overtuigd zijn dat het belangrijk is om eerst te bepalen of je de goede dingen doet om daarna die dingen dan ook goed te doen.

Graag praat ik met je door over onze visie op het bereiken van nog meer grip op het hele projectportfolio.

 

Reinold Binkhuijsen

06 – 2121 0205