ProjectReports

Reporting made easy

Hoe houd je het relaxte vakantiegevoel vast?

Gewoon even benieuwd hoe het met je is, nu de vakantie ineens weer voorbij is. Heb je zo’n eerste maandag bewust de agenda laten blokkeren om de hoeveelheid e-mail weg te werken, of had je gelijk het gevoel ‘er weer middenin te zitten’, omdat collega’s je dringend nodig hadden om de voortgang te bespreken van allerlei projecten?

Relaxed blijven door compacte, duidelijke informatie

Om nog even bij het vakantiegevoel te blijven. Want misschien zit daar wel een leermoment in. Reisorganisaties laten je tegenwoordig van alles weten over je geboekte trip, waardoor je nog relaxter, met rust in je hoofd, op vakantie gaat. Dat doen ze o.a. via handige apps die jou voorzien van informatie, die je voorafgaand aan en tijdens je reis nodig hebt. Het leermoment voor op het werk: ook op het werk is het nuttig om belangrijke informatie elk gewenst moment te kunnen bekijken en dat deze op een compacte, gebruiksvriendelijke manier wordt aangeboden. Iets waar we met z’n allen steeds meer aan gewend raken.

Toch gaat het op het werk vaak anders. Daar zie ik vaak dat directieleden en managers te maken hebben met rapportages die in allerlei verschillende formats worden aangeboden, voorzien van veel te veel informatie. De formats lopen uiteen van uitgebreide projectlijsten in Excel en Powerpoint projectpresentaties, tot aan mondelinge toelichting over de voortgang van de projecten. Terwijl je als directeur of manager juist niet overspoeld wilt worden door een stortvloed aan informatie. Al die goed bedoelde informatie valt niet te behappen en helpt niet echt om de kern te zien en relaxed te blijven. Je wilt alleen de essentie weten van wat aandacht behoeft.

Relaxed zijn door te weten wat aandacht nodig heeft

Als je de status van projecten kent, hoef je alleen maar te vergaderen over die zaken die aandacht nodig hebben en om prioriteit vragen. Zou het niet mooi zijn als je bij terugkomst van vakantie direct bij binnenkomst op een compacte, gebruiksvriendelijke manier de voortgangsrapportages zou kunnen inzien? Zodat je goed weet wat de belangrijke zaken zijn die de laatste twee of drie weken hebben plaatsgevonden. Iedereen wil van alles aan je kwijt, maar is dat wel nodig als je gewoon goede voortgangsinformatie ter beschikking hebt? Gewoon iets wat kernachtig aangeeft waar je naar moet kijken.

Maak van je eerste dag na de vakantie weer een topdag!

Sneller en relaxter opstarten na je vakantie gaat veel beter als uitvoerige gesprekken en lange vergaderingen niet noodzakelijk meer zijn. Dat bereik je als het in één oogopslag duidelijk is wat de status is van de verschillende projecten. Met behulp van compacte, eenvoudige en duidelijke projectoverzichten. Wel zo vriendelijk. Overigens geldt dat ook voor de andere dagen in het jaar! Hoe dat eruit kan zien zie je hier.

Is het maken van voortgangsrapportages nog geen ‘business as usual’? Lees dan op deze site alles over het maken van voortgangsrapportages, inclusief o.a. gratis een voorbeeld projectrapportage sjabloon en een voorbeeld procedure.

Ik ben benieuwd of jij relaxed je eerste werkdag bent doorgekomen.

Remco Reitsma – ProjectReports – Tel. 06 – 53 24 77 43