ProjectReports

Reporting made easy

Projecten klaar voor de start, of niet?

Project-Reports-Projecten-klaar-voor-de-start

Als alle projectplannen bij het directieteam zijn ingediend en het lijstje met geprioriteerde projecten duidelijk is, wil iedereen natuurlijk zo snel mogelijk uit de startblokken schieten. Toch is ‘op de plaats rust’ nog even verstandig. Want er zit nog iets op de scheidslijn van de Plan-fase en Do-fase: we moeten nog vaststellen wat haalbaar is: welke projecten kunnen we (bijvoorbeeld komend jaar) uitvoeren?

Bepaal wat haalbaar is

In mijn vorige blog over de planfase heb ik verteld dat managers doorgaans hun projecten zo snel mogelijk willen starten: ze praten soms alsof iedere seconde telt! Meestal zijn er meer projecten ingediend dan er tegelijk uitgevoerd kunnen worden. Zelfs twee projecten met de hoogste prioriteit kunnen niet altijd tegelijk starten, bijvoorbeeld omdat ze dezelfde experts nodig hebben. Symbolisch ga je elkaar voor de voeten lopen als je met twintig mensen vanaf tien startblokken wilt wegsprinten. Daarom is het verstandig om vooraf goed te toetsen wat ook echt haalbaar is.

Bij het beoordelen van de haalbaarheid van de projecten spelen de volgende factoren een belangrijke rol:

  1. Is er voldoende budget? Als er meer projecten zijn ingediend dan het budget toelaat, dan zullen de projecten naar belangrijkheid ingedeeld moeten worden. Zet alle projecten onder elkaar op volgorde van prioriteit zoals in de vorige stap is vastgesteld (zie vorige blog). Zet vervolgens in een aparte kolom achter ieder project het bedrag dat volgens een eerste schatting nodig zal zijn. Zet daarachter een kolom met de het cumulatief budget. Gebruik eventueel mijn gratis te downloaden Excel-sjabloon ‘Haalbaarheidstoets voor projecten’. Je ziet snel welke projecten nog binnen het totaal beschikbare budget voor alle projecten passen.
  2. Zijn de benodigde mensen (expertises) beschikbaar? Als het budget er is, zul je voordat je uit de startblokken schiet, ook moeten weten of er voldoende mensen met de juiste kennis en ervaring beschikbaar zijn. Probeer mensen zo min mogelijk te laten multi-tasken omdat de productiviteit van mensen door multi-tasken tientallen procenten wordt verlaagd.

Ook kan de doorlooptijd van projecten nadelig worden beïnvloed. Stel je hebt een medewerker werken op twee lopende projecten die elk drie maanden duren en aan elk project besteed hij 50% van zijn beschikbare tijd. Stel dat je deze medewerker een derde gelijkwaardig project erbij geeft, dan blijft er per project nog maar 33,3% over. Het gevolg kan zijn dat de eerste twee projecten niet meer binnen drie maanden gereed zijn. Het kan raadzaam zijn om dit derde project te laten wachten, zodat de twee lopende projecten toch op tijd kunnen worden opgeleverd.

Afgelopen jaar zag ik bij een opdrachtgever sterke focus op het project met de hoogste prioriteit; dit project kreeg in de laatste fase alle mensen die ze nodig had en kon daardoor op tijd een goed product opleveren. Te vaak moeten projectmanagers schipperen met te weinig mensen of met mensen die niet het ideale profiel hebben. Minder projecten tegelijk levert meer resultaat op: kijk eens naar de wet van Little die laat zien dat de doorlooptijd recht evenredig afneemt met het reduceren van de hoeveelheid onderhanden werk.

  1. Zijn de benodigde middelen beschikbaar? Naast mensen zijn middelen nodig. Dat kan bijvoorbeeld gaan om, afhankelijk van het soort project, computers, ontwerp- of testapparatuur, koppelingen met andere software, of graafmachines. Zijn die middelen op het goede moment beschikbaar? Wat is de consequentie als dat niet het geval is?
  2. Zijn andere randvoorwaarden ingevuld? Zijn er andere zaken die noodzakelijk zijn om het project te laten slagen? Is er bijvoorbeeld een interne aanpassing van het beleid nodig, zoals Cloud-software mogen aanschaffen? Of is er een bouw- om milieuvergunning nodig? Dit zijn zaken die projecten zwaar kunnen vertragen. Regel ze op tijd.

Bijna uit de startblokken…

Op grond van de antwoorden op bovenstaande vragen krijg je zicht op de haalbaarheid van de geprioriteerde projecten. Dat kan eruit zien zoals in onderstaand voorbeeld. Soms is een project wel heel erg gewenst, maar erg lastig om te realiseren. Dan kan het verstandiger zijn om de prioriteiten aan te passen. In ons voorbeeld in de hier boven vermelde excel-sjabloon zou je kunnen overwegen om projecten E en G in plaats van project D uit te voeren.

Project-reports-Projecten-klaar-voor-de-start-of-niet_2

Tot slot nog twee belangrijke tips om echt een goede start te maken:

Tip 1: Zorg dat iedereen op een uniforme manier rapporteert. Als directie wil je geen tien verschillende soorten rapportages ontvangen. Zorg voor een standaard. Gebruik bijvoorbeeld ons gratis rapportage sjabloon voor voortgangsrapportages

Tip 2: Zorg voor een procedure. Je hebt ook afspraken nodig om de voortgang te volgen: hoe vaak moeten projectleiders rapporteren? Wanneer rapporteren ze oranje of rood? Daarvoor moet je afspraken vastleggen. Gebruik ter inspiratie onze voorbeeldprocedure die je gratis kan downloaden.

Klaar voor de start?

Succes!

Remco Reitsma – ProjectReports – Tel. 06 – 53 24 77 43 – [email protected]