ProjectReports

Reporting made easy

Projectindicatoren – Het monitoren van projecten

 

Project-reports-Projectindicatoren

Het startschot is gegeven en de projecten gaan van start. Als opdrachtgever zal je als een ware coach moeten kunnen meten en bijsturen. Maar op welke indicatoren of KPI’s (in deze context: kritische projectindicatoren) meet je eigenlijk je projecten en is alle gemeten data wel bruikbaar om te kunnen sturen? Houd goed toezicht op de projecten, door rekening te houden met het volgende:

Pas op voor teveel KPI’s!

In de vorige blog heb ik beschreven dat een uniforme rapportage en een procedure voor het rapporteren van belang zijn, maar er is nog iets anders. Tegenwoordig zijn het aantal ICT-mogelijkheden oneindig en kan een project op veel prestatie-indicatoren gemeten worden. Het gevaar is dat je te veel gaat meten en het overzicht verliest. Houd dus focus: beter 4 goede indicatoren, dan 10 die matig zijn. Goede indicatoren zijn die indicatoren waarmee je zelf uit de voeten kan, die logisch en meetbaar zijn.

Mogelijke indicatoren

Veelgebruikte indicatoren zijn bijvoorbeeld tijd (zitten we nog op planning?), geld (blijven we binnen het budget?), percentage gereed (hoeveel is opgeleverd?) en kwaliteit (voldoen de producten en processen aan de afgesproken kwaliteit?). Maar denk bijvoorbeeld ook aan risico’s. Andere indicatoren zijn bijvoorbeeld de betrokkenheid van de toekomstige gebruikers, de samenwerking binnen het projectteam, of het aantal bijstellingen van het projectplan.

Van belang is dat je als organisatie vaststelt waarop je wilt sturen. Zo is tijd (snelle time-to-market) voor de smartphone fabrikanten cruciaal, terwijl kwaliteit in de voedingsmiddelen-industrie extra aandacht vereist.

Hoe visualiseren?

De status van de indicatoren worden vaak door middel van de stoplichtkleuren aangegeven. Als opdrachtgever zie je direct waar jouw aandacht vereist is. Voor de directie kan een overzichtsrapportage met statuskleuren van alle projecten in MS Excel of Powerpoint worden gemaakt. Als je wilt ervaren hoe je eenvoudig een standaard rapportage met indicatoren combineert met een dashboard met statuskleuren kan je ons Free Abonnement nemen waarin je zelf maximaal 6 indicatoren kunt benoemen.

Monitoring gaat ook over gedrag

Natuurlijk kan het voorkomen dat projectmanagers ‘groen’ gerapporteerd hebben, maar het project toch plotseling op ‘rood’ schiet. Het is nu eenmaal menselijk gedrag om te willen melden dat iets goed gaat. Hoe je hiermee om kunt gaan heb ik al eerder beschreven in mijn blog ‘Hoe laat jij op tijd de bel luiden?’ Hoe vroeger de signalering, hoe sneller de juiste bijsturing en oplevering van het project.

Zal project X succes opleveren?

Stel je bent opdrachtgever, het project is halverwege de geplande doorlooptijd en je krijgt onderstaande rapportage van de projectmanager waarbij de projectmanager de algehele status op groen rapporteert. Vind je dat het goed gaat met het project? Is terecht de algehele status groen gerapporteerd?

Project-reports-Projectindicatorenn.jpg

Het verleden is leuk, maar je wilt vooral naar de toekomst kijken. Als het project voor 50% gevorderd is en 50% van het budget verbruikt is, zal je nog steeds moeten weten of de volgende 50% niet meer dan 50% van het budget gaan kosten. En misschien ook meer tijd nodig heeft omdat die helft complexer lijkt te zijn dan oorspronkelijk verwacht was.

Tot slot

Blijf dus vooruitkijken en concentreer je vooral op datgene wat nog komen gaat. Als je het leuk vindt om hierover van gedachten te wisselen, bel of mail me.

Remco Reitsma – ProjectReports – Tel. 06 – 53 24 77 43 – [email protected].